Электронный документооборот
Система движения документации электронного вида представляет собой техническую систему и организационную, котрая управляет созданием, возможностью дальнейшего доступа и распространением электронной документации в интернет – сети и контролирует поток документов в определенной организации.
Такими документами может служить не только внешняя документация, но и документы для внутреннего использования. Также при помощи электронного документооборота обрабатываются обращение граждан и контракты с клиентами, автоматизируется работа служб сервиса и т.д. То есть можно утверждать, что система документооборота на электронной основе – это система информации, проводящая работу с разнообразной документацией, подающейся в электронном виде.
Современный электронный документооборот имеет следующие принципы:
- регистрирование документа единожды, что дает возможность идентифицировать этот документ в дальнейшем;
- выполнение при потребности нескольких операций одновременно, что значительно повышает оперативность работы;
- благодаря непрерывности движения документа, возможна идентификация лица который в данный момент отвечал за рабочий процесс;
- исключение возможности создания дубликата документа, что не позволяет согласованная распределенная или единая информационная база;
- быстрый поиск нужного документа по минимальному количеству информации о нем;
- принятие решений по управлению на основе данных, предоставленных в отчетах отчетов.
Электронное делопроизводство внедряется для таких областей:
- делопроизводство общего характера: обрабатывание и фиксация корреспонденции и обращений посетителей, контроль за исполнением поручений, работа по подготовке писем и разнообразных документов, распорядительная документация и организационная;
- работа с кадрами: строго регламентированная, частного порядка область документооборота, при помощи которой осуществляется увольнение сотрудников и прием на работу, распределение командировок, отпусков различного вида, в том числе плановых;
- архивное электронное делопроизводство – это последний цикл жизни документации, которая описывается по определенным правилам и передается на хранение в архив, также проведение исследования ценности документации и при ненужности и невостребованности определенного вида документов – полное их уничтожение;
- коллегиальная работа - это обеспечение нужной документацией заседания, советы и совещания, собрания, а также подготовка повесток дня и протоколов, их согласование и утверждение;
- работа по управлению взаимоотношений организаций с клиентами.
По материалам с сайта docspace.ru.